Codice Etico

TECNO BOX S.R.L.

CODICE ETICO AI SENSI DEL D.LGS.231/2001
Quinta Versione – Luglio 2015

 

INDICE

1.Premessa 

2.Il Codice Etico

3.Documentabilità delle decisioni e delle operazioni

4.I rapporti con gli interlocutori della Tecno Box S.r.l.:

4.1.Pubblica Amministrazione, Pubblici dipendenti

4.2.Clienti

4.3.Fornitori 

4.4.Agenti e rete vendita

5.Utilizzo dei beni aziendali

6.Salvaguardia delle informazioni aziendali

7.Riservatezza delle informazioni aziendali 

8.Utilizzo di risorse tecnologiche

9.Incentivi commerciali, omaggi e spese di rappresentanza

10.Ambiente di lavoro e sicurezza

11.Rispetto dell’ambiente

12.Sistema disciplinare e meccanismi sanzionatori

13.Disposizioni finali

 

 

1.Premessa

L’adozione di principi etici rilevanti ai fini della prevenzione dei reati ex D. Lgs. 231/2001 costituisce un elemento essenziale del sistema di controllo preventivo.

L’esposizione di tali principi è compito del presente Codice Etico, documento ufficiale della Tecno Box S.r.l. che contiene l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità della Tecno Box S.r.l. nei confronti dei “portatori d’interesse” (dipendenti, fornitori, clienti, Pubblica Amministrazione, soci, ecc.). Tale Codice mira a raccomandare, promuovere o vietare determinati comportamenti, al di là ed indipendentemente da quanto previsto a livello normativo, e prevede un apparato sanzionatorio proporzionato alla gravità delle eventuali infrazioni commesse.

Il Codice Etico viene adottato ufficialmente dalla Tecno Box S.r.l. e forma parte integrante della documentazione da trasmettere a clienti (anche prospect), fornitori e rete di vendita al momento dell’instaurazione del rapporto o. per i rapporti già in essere, al primo contatto utile successivo all’approvazione del Codice stesso.

 

2.Il Codice Etico

La Tecno Box S.r.l. ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui esso opera.

Ogni dipendente della Tecno Box S.r.l. deve impegnarsi al rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui la Tecno Box S.r.l. opera.

Tale impegno dovrà valere anche per i consulenti, fornitori ed in generale per chiunque abbia rapporti con Tecno Box S.r.l.. Quest’ultimo non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.

I dipendenti devono essere a conoscenza delle leggi e dei comportamenti conseguenti; ogni comportamento e attività dovrà salvaguardare l’onorabilità, la reputazione e l’immagine dell’azienda nei confronti di terzi ; Tecno Box S.r.l. dovrà assicurare un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sulle problematiche attinenti al codice etico.

 

3. Documentabilità delle decisioni e delle operazioni

Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, tracciabile , verificabile, legittima, coerente e congrua.

Tutte le azioni e le operazioni della Tecno Box S.r.l. devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e di svolgimento.

Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione stessa.

 

4. I rapporti con gli interlocutori dela Tecno Box S.r.l.:

4.1.Pubblica Amministrazione, Pubblici dipendenti

Non è consentito offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti, sia italiani che di altri paesi, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore. Si proibisce di offrire qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione.

Quando è in corso un qualsiasi rapporto con la Pubblica Amministrazione, il personale incaricato non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della controparte, comprese quelle dei funzionari che trattano o prendono decisioni, per conto della Pubblica Amministrazione.

Se la Tecno Box S.r.l. utilizza un consulente o un soggetto “terzo” per essere rappresentato nei rapporti verso la Pubblica Amministrazione, si dovrà prevedere che nei confronti del consulente e del suo personale o nei confronti del soggetto “terzo” siano applicate le stesse direttive valide anche per i dipendenti della Tecno Box S.r.l..

Nell’ambito dei rapporti con la Pubblica Amministrazione la TECNOBOX dovrà applicare piena trasparenza e correttezza.

Ogni rapporto con la Pubblica Amministrazione deve fondarsi sulla trasparenza, la lealtà e la piena correttezza.

Chiunque all’interno della Società venga a conoscenza di possibili comportamenti corruttivi deve effettuare tempestiva segnalazione al superiore gerarchico ovvero agli organi che gestiscono la Società ovvero ancora all’Organismo di controllo.

Parimenti debbono essere segnalati immediatamente eventuali tentativi di estorsione o concussione da parte di soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione.

I Destinatari debbono comunicare al proprio superiore gerarchico ovvero agli organi che gestiscono la società eventuali rapporti intercorrenti a titolo personale con soggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazione.

• l’assunzione di impegni con la Pubblica Amministrazione, comprese le Autorità di Vigilanza, è riservata esclusivamente all’organo dirigente ovvero, eventualmente, alle funzioni aziendali preposte ed autorizzate;
• non è permesso a nessun soggetto che operi per la Società, né direttamente, né indirettamente, né per tramite di interposta persona, ricevere, offrire o promettere denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti, funzionari e dipendenti della Pubblica Amministrazione, ovvero a soggetti incaricati di pubblico servizio e a loro parenti o conviventi, allo scopo di indurli al compimento di un atto conforme o contrario ai doveri d’ufficio

• Qualora uno dei Destinatari riceva richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte dei funzionari della Pubblica Amministrazione dovrà sospendere immediatamente qualsivoglia rapporto con essi;
• i Destinatari sono tenuti ad astenersi rigorosamente dall’esibire documenti falsi e/o alterati alla Pubblica Amministrazione, ovvero sottrarre e/o omettere l’esibizione, se dovuta, di documenti, informazioni o dati di qualsiasi tipo, ovvero dal tenere una condotta tendente a trarre in inganno la Pubblica Amministrazione ovvero dal procurare indebitamente qualsivoglia tipo di profitto con strumenti che possano essere qualificati quali artifici o raggiri è vietato ricevere contributi, finanziamenti o qualsivoglia erogazione di denaro da parte della Pubblica Amministrazione attraverso la presentazione di documenti falsi o mendaci ovvero mediante l’omissione di informazioni rilevanti e dovute;

• non è consentito utilizzare o presentare dichiarazioni e documenti attestanti fatti e notizie non veritiere, ovvero omettere informazioni per conseguire, a vantaggio o nell’interesse proprio contributi, finanziamenti o altre erogazioni concesse, a qualsiasi titolo, dallo Stato, da un Ente Pubblico e dall’Unione Europea;
• è fatto esplicito divieto di utilizzare contributi, finanziamenti o altre erogazioni, comunque denominate, concesse alla TECNOBOX dallo Stato, da un Ente Pubblico o dalla Comunità Europea per scopi diversi da quelli per i quali gli stessi siano stati assegnati.

Inoltre, la Tecno Box S.r.l. non dovrà farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da un consulente o da un soggetto “terzo” quando si possano creare conflitti d’interesse.

Qualsiasi violazione (effettiva o potenziale) commessa dalla Tecno Box S.r.l. o da terzi va segnalata tempestivamente alle funzioni interne competenti.

La Tecno Box S.r.l. può contribuire al finanziamento di partiti politici, comitati, organizzazioni pubbliche o candidati politici purché nel rispetto delle normative vigenti.

4.2. Corruzione tra privati

Il reato di corruzione tra privati trova la sua disciplina all’interno del modificato art. 2635 c.c. (prima rubricato “Infedeltà a seguito di denaro o promessa di utilità”), in forza del quale l’ente potrà essere considerato responsabile ai fini della normativa 231 nel caso in cui un esponente apicale o un sottoposto abbia dato o promesso denaro o altra utilità ad amministratori, sindaci, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili, liquidatori o dipendenti di altro ente affinché questi realizzassero od omettessero atti inerenti il loro ufficio, cagionando un nocumento alla loro società.

Ai fini dell’applicabilità del D.lgs. 231/2001, la TECNOBOX risponderà del reato solo nel caso in cui agisca come soggetto corruttore e non anche come soggetto corrotto.

4.3. Induzione indebita a dare o promettere utilità

Con riferimento, invece, al reato di induzione indebita a dare o promettere utilità, disciplinato all’art. 319-quater c.p., il legislatore ha inteso punire il pubblico ufficiale o l’incaricato di pubblico servizio che, abusando della sua qualità o dei suoi poteri, induca qualcuno a dare o promettere indebitamente, a lui o un terzo, denaro o altra utilità.

 

4.2.Clienti

Le attività della Tecno Box S.r.l. sono orientate al rispetto del cliente ed al soddisfacimento delle richieste dello stesso in un’ottica di raggiungimento e verifica dell’equilibrio tra qualità attesa e qualità percepita. Il cliente è costantemente aggiornato sul rispetto dei principi di cui al presente Codice tramite trasmissione dello stesso ed inserimento di riferimenti all’interno della documentazione normalmente utilizzata. Copia del presente Codice è pubblicata sul sito www.tecnobox.net .

Qualora la controparte sia un ente pubblico (anche economico) si applicano i principi di cui al punto 4.1.

4.3. Fornitori

I fornitori sono resi edotti dei principi previsti dal presente Codice, anche tramite comunicazione dello stesso, e dichiarano di conformarsi a tali principi tramite accettazione di specifiche clausole contrattuali o dichiarazione scritta in un documento autonomo.

4.4. Agenti e rete vendita

Si applicano i principi di cui ai punti 4.1, 4.2, 4.3 in quanto applicabili.

 

5.Utilizzo dei beni aziendali

Si richiede un uso prudente e responsabile dei beni.

Il dipendente e collaboratore dovrà garantire il corretto utilizzo dei beni aziendali, adoperandosi affinché questi siano utilizzati per giusti fini da persone debitamente autorizzate.

Conformemente alla normativa in vigore, i dipendenti e collaboratori hanno la responsabilità di proteggere il patrimonio aziendale e ogni altra proprietà, materiale o immateriale, della Tecno Box S.r.l. da utilizzi non autorizzati, abuso di fiducia, danni o perdite derivanti da imperizia, negligenza o dolo.

 

6. Salvaguardia delle informazioni aziendali

Le informazioni delle Società devono essere accessibili solo alle persone autorizzate e devono essere protette dall’indebita divulgazione.

Solo le persone espressamente autorizzate dalla Tecno Box S.r.l. possono aver accesso alle informazioni interne delle Società stesse, siano esse in forma cartacea o su supporto magnetico, elettronico od ottico, che possono essere utilizzate solo per i fini e per i periodi specificati nelle relative autorizzazioni.

Le credenziali di autenticazione univoche equivalgono alla firma dei dipendenti e collaboratori, possono essere conosciute solo dai rispettivi titolari e non possono essere divulgate a terzi.

I dipendenti e collaboratori saranno direttamente responsabili dell’adozione di tutte le misure necessarie per preservare le informazioni della Tecno Box S.r.l. di cui dispongono, da rischi di danneggiamenti o perdite e dovranno provvedere alla loro custodia, secondo le vigenti normative sulla privacy .

 

7. Riservatezza delle informazioni aziendali

Le informazioni della Tecno Box S.r.l. devono essere trattate con riservatezza e comunicate o diffuse conformemente a quanto previsto dalle norme vigenti.

I dipendenti e collaboratori devono salvaguardare il carattere riservato delle informazioni cui hanno avuto accesso nell’adempimento delle proprie attività lavorative, anche se tali informazioni non sono specificatamente classificate come riservate e non riguardano in modo specifico la Tecno Box S.r.l., ma clienti, concorrenti, fornitori, mercati e organismi pubblici, collegati con le attività della stessa.

L’inadempienza all’obbligo di riservatezza costituirà grave inadempimento se implica la divulgazione o se offre l’opportunità di divulgazione di informazioni riservate relative alle decisioni , alle attività e sviluppo e ricerca di nuovi prodotti e lavorazioni della Tecno Box S.r.l. . Le informazioni dovranno essere mantenute riservate in conformità con le normative vigenti, sino a quando non diverranno di dominio pubblico.

 

8. Utilizzo di risorse tecnologiche

Le risorse hardware e software devono essere utilizzate solo per scopi aziendali o per altri usi

espressamente autorizzati. L’utilizzo di software privo di licenza è strettamente proibito.

I dipendenti e collaboratori non possono utilizzare apparecchiature, sistemi e dispositivi tecnologici con finalità diverse da quelle espressamente autorizzate dalla Tecno Box S.r.l..

Non è permesso l’utilizzo di programmi software non conformi agli standard aziendali ufficiali, salvo autorizzazione scritta dei settori tecnici competenti.

I dipendenti e collaboratori dovranno astenersi dall’introdurre nel sistema informatico della Tecno Box S.r.l. copie illegali di software. Inoltre :

1. a) non è consentito navigare in siti non attinenti alle tematiche della Tecno Box;
2. b) non è permessa la partecipazione a “forum”, l’utilizzo di chat line, od altro similare
3. c) non è consentita la memorizzazione di documenti informatici di natura oltraggiosa e/o discriminatoria
4. a) non è consentito inviare o memorizzare messaggi (interni ed esterni) di natura oltraggiosa e/o discriminatoria ;
5. b) ogni comunicazione (interna ed esterna), inviata o ricevuta, o che contenga impegni per la Società, dovrà avvenire nel rispetto delle procedure aziendali in essere.
6. c) non è consentito l’utilizzo dell’indirizzo di posta elettronica aziendale per la partecipazione a dibattiti, forum o mailing-list, salvo diversa ed esplicita autorizzazione.

 

I dipendenti e collaboratori che operano con risorse tecnologiche dovranno essere informati in merito alle restrizioni all’utilizzo e dovranno operare in modo da non violare le licenze d’uso o compiere atti che comportino una responsabilità in capo alla Tecno Box S.r.l.

Le risorse tecnologiche dovranno essere utilizzate in conformità alla normativa vigente e secondo le regole procedurali ed operative stabilite dalla Tecno Box S.r.l., con particolare attenzione ai reati presupposto che possono essere commessi mediante utilizzo delle risorse informatiche

 

9. Incentivi commerciali, omaggi e spese di rappresentanza

Gli incentivi commerciali omaggi e spese di rappresentanza devono essere compatibili con la normativa e le pratiche di mercato vigenti.

Qualsiasi incentivo commerciale deve essere in linea con le comuni pratiche di mercato, non deve eccedere i limiti di valore consentiti e deve essere stato approvato e registrato in conformità a quanto stabilito dalle regole interne.

I rapporti con la committenza, pubblica e privata, sono improntati a senso di responsabilità, correttezza commerciale e spirito di collaborazione.

Omaggi e atti di cortesia e di ospitalità verso pubblici ufficiali e pubblici dipendenti sono consentiti quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. In ogni caso questo tipo di spese deve essere autorizzato dalle persone indicate nella procedura e documentate in modo adeguato.

Non devono essere fissati obiettivi di produttività palesemente impossibili o difficili da raggiungere ed i relativi incentivi e premi devono essere formalizzati e documentati in modo adeguato.

 

10. Ambiente di lavoro e sicurezza

I principi seguenti assumono valore essenziale e definiscono gli obbiettivi prioritari della terza redazione del Codice Etico, in linea con le politiche aziendali da tempo adottate e con rinnovata spinta alla luce dell’attenzione posta dal D.lgs.231/2001 a seguito delle recenti riforme , sia in termini di salute che di sicurezza .

La Tecno Box S.r.l. proibisce la discriminazione arbitraria nel trattamento dei dipendenti o collaboratori.

Tutti i collaboratori possono aspirare all’assunzione e i dipendenti ad essere presi in considerazione per una nuova posizione esclusivamente sulla base delle esigenze aziendali e dei criteri di merito, senza discriminazioni arbitrarie.

Tutti i dipendenti e collaboratori, a qualsiasi livello, dovranno collaborare per mantenere un clima di rispetto reciproco di fronte a differenze personali.

La Tecno Box S.r.l. promuove un ambiente. di lavoro rispettoso, sano e sicuro.

Nel rispetto del quadro normativo di ogni Stato e degli orientamenti volti a rendere l’ambiente di lavoro sano e sicuro, non saranno tollerati abuso di alcool, uso di sostanze stupefacenti, molestie sessuali e azioni discriminatorie di alcun tipo. In particolare, viene tutelata e promossa la salute psicofisica di tutti i dipendenti di qualsiasi livello nell’ambito della Tecno Box S.r.l. .

A tale riguardo condanna comportamenti non etici e in particolare qualsiasi comportamento che esercitato su dipendenti e collaboratori delle società, possa cagionare un danno alla salute.

L’organizzazione del lavoro, in quanto elemento fondamentale dell’ambiente di lavoro, sarà pertanto volta ad evitare qualsiasi situazione di costrittività organizzativa e/o violenza psicologica, in accordo alle normative vigenti.

Tali indicazioni assumono particolare valore prescrittivo in relazione al rispetto delle norme in materia di igiene e sicurezza dei luoghi di lavoro: tutto il personale, anche qualora non rivesta ruoli operativi e decisionali relativamente a tali adempimenti, ha il diritto di essere informato e formato sulle politiche aziendali ed ha il dovere di astenersi da qualsiasi comportamento che possa mettere in pericolo la salute e la sicurezza propria e di terzi.

Tutti i soggetti devono, inoltre,segnalare le deficienze dei mezzi, dei dispositivi e dei macchinari nonché le altre eventuali condizioni di pericolo di cui vengono a conoscenza,adoperandosi direttamente in caso di urgenza, nell’ambito delle loro competenze e possibilità, per eliminare o ridurre tali deficienze o pericoli.

La TECNOBOX adotta pienamente il D.L.vo 109/12, in vigore dal 9 agosto 2012, è stato introdotto un nuovo reato nel novero dei reati del decreto legislativo 231/01.

Il decreto infatti ha aggiunto l’articolo 25 duodecies al decreto legislativo 231 / 01 introducendo sanzioni per chi impiega lavoratori stranieri il cui permesso di soggiorno risulti irregolare cfr. D.Lvo 286/98 ( TU Immigrazione ).

Il citato art. 22, comma 12, del d.lgs. 286/98 norma che: “Il datore di lavoro che occupa alle proprie dipendenze lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno previsto dal presente articolo, ovvero il cui permesso sia scaduto e del quale non sia stato chiesto, nei termini di legge, il rinnovo, revocato o annullato, è punito con la reclusione da sei mesi a tre anni e con la multa di 5000 euro per ogni lavoratore impiegato”.

La norma introduce delle aggravanti, alle quali si estende la responsabilità prevista dal D.Lgs. 231/01, che si applicano ai datori di lavoro che ricadono in una delle seguenti condotte:

 occupano più di 3 lavoratori irregolari;

 occupano lavoratori minori in età non lavorativa;

 occupano lavoratori sottoposti a particolari condizioni di sfruttamento lavorativo.

 

11. Rispetto dell’ambiente

I principi seguenti, anche se non strettamente funzionali all’adozione del modello ai sensi del Dl.lgs.231/2001, devono formare patrimonio di un ente che presti attenzione alla c.d. responsabilità sociale di impresa e pertanto formano parte del Codice Etico.

La Tecno Box S.r.l., sensibile ai temi dello sviluppo sostenibile, considera fra i suoi obiettivi primari l’impegno nella ricerca e nel miglioramento dei processi produttivi nel massimo rispetto delle esigenze ambientali. La Tecno Box S.r.l. verifica i risultati del proprio impegno attraverso il conseguimento ed il mantenimento di certificazioni relative alla gestione di Qualità, Ambiente e Sicurezza. Con questa direttiva sono stati realizzati gli impianti fotovoltaici che coprono i fabbisogni energetici dell’azienda con zero emissioni.

 

12. Sistema disciplinare e meccanismi sanzionatori

E’ prevista l’attivazione di un sistema sanzionatorio.

Un punto qualificante nella costruzione del modello di organizzazione e controllo è costituito dalla previsione di un adeguato sistema sanzionatorio per la violazione delle norme del codice etico, nonché delle procedure previste dal modello. Simili violazioni ledono infatti il rapporto di fiducia instaurato con la Tecno Box S.r.l. e devono di conseguenza comportare azioni disciplinari, a prescindere dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale nei casi in cui il comportamento costituisca reato.

Ai sensi dell’art. 2105 del codice civile, a tutti i Dipendenti è fatto divieto di svolgere attività che possano risultare, anche solo potenzialmente e/o indirettamente, in concorrenza con quelle della Società.

Sono pertanto irrogabili, a prescindere dall’instaurazione del giudizio penale e per le fattispecie previste nel presente Codice e nel Regolamento aziendale, le sanzioni previste dai CCNL applicabili, nel rispetto delle

procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e/o da normative speciali, dove applicabili, caratterizzate, oltre che dal principio di tipicità delle violazioni, anche dal principio di tipicità delle sanzioni.

 

13. Disposizioni finali

Il Codice Etico è approvato dall’Assemblea dei Soci in data 6 giugno 2013 . Qualsiasi modifica dello stesso dovrà essere approvata con le medesime modalità del presente atto.